学生档案是记录学生个人经历、成长历程的重要材料。为确保学生档案资料完整、保管妥善、利用充分、转递安全，充分发挥学生档案在学生管理工作的作用，根据教育部《普通高等学校档案管理办法》，结合我系实际，特制定《上海外国语大学俄语系学生档案管理规定》。
一、 归档细则
新生入学后，其档案材料应由辅导员负责，及时从招生办转至院系学生工作办公室。
辅导员在新生入校后需认真清点并仔细阅读学生档案，全面了解学生情况；如有缺少，则需及时与学生原单位联系，补全档案。
大学期间，应由辅导员负责予以归档的材料有：
1、 在校期间受校级以上(包括校级)表彰获奖登记表和行政纪律处分的决定材料；
2.、学生的党、团材料；
3.、毕业生登记表、学生成绩册、毕业体检表、报到证通知单、毕业证、授学位决定及学位证等学籍材料。
二、归档要求
1、对归档材料的内容要认真进行审查，属于组织鉴定、政治问题结论或处分的材料，必须有单位公章和本人签字，并注明材料形成的时间。
2、其他应归档材料，包括奖惩、平时鉴定和加入党团组织等，在材料形成之后，应立即归档。
3、学习成绩单、毕业生登记表、毕业鉴定、实习鉴定等毕业前由各系及相关部门提供，学生工作办公室统一归档。
4、归档材料必须统一使用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔和纯蓝色墨水以及复写纸书写，不得交送复印件。
5、凡属已归档材料，任何人不得擅自修改、剔除。
三、档案的查阅
1、因考察、任用学生干部、学籍变动、组织发展、推荐就业、起草奖惩文件等工作需要，校内各部门在得到系学生工作办公室同意后，方可查阅学生档案；外单位因公需要查阅学生档案的，必须持单位介绍信，经系学生工作办公室同意，方可查阅档案材料。
2、查阅档案应在辅导员陪同下进行，查阅时不得将档案带出办公室，查阅人对档案内容应严格保密。
3、查阅时禁止在档案上划圈、涂抹、批注、删改，未经同意不得复制。
四、档案的转递
1、学生毕业离校时，辅导员应负责将档案整理后转交给校毕业生就业指导中心，由校毕业生就业指导中心按照就业报到证地址通过机要局转递，原则上不得由学生本人自带。
2、退学学生的档案根据《上海外国语大学学生退学规定》通过国家正规邮政部门寄回学生入学前所在地的招生办公室或者劳务市场。
